Rozmawiamy z Panem Maciejem Sową,  Wiceprezesem Zarządu  firmy Graphcom Sp. z o.o. – Partnerem ERP Comarch, Sponsorem PMPiady 2017.

Jak długo stosujecie Państwo projektowe podejście w firmie?

Metodykę projektową stosujemy właściwie od zawsze. Jej podwaliny wynikają z moich doświadczeń zawodowych w firmach zajmujących się wdrażaniem systemów ERP, jeszcze z lat 90-tych ubiegłego wieku. Co prawda ówczesna wiedza na ten temat, była w Polsce bardzo wybiórcza, ale wystarczyła, żeby nauczyć się podstaw podejścia projektowego. Potem uzupełnialiśmy naszą wiedzę specjalistycznymi szkoleniami, również tymi certyfikowanymi, oraz uczestnictwem w różnych projektach. Dzisiaj trudno sobie wyobrazić byśmy nie stosowali zarządzania projektami w naszej działalności.

Jaką metodykę stosujecie obecnie?

Specyfika systemów ERP w skali przedsiębiorstw zaliczanych do MŚP jest bardzo szczególna. Tego typu projekty nie dysponują wystarczającym budżetem, żeby można było zastosować w pełni metodykę typu PMBOK czy PRINCE2. To oznacza, że wymagane jest pewne uproszczone zarządzanie projektem od strony administracyjnej i organizacyjnej. Dodatkową trudnością jest też wyraźna nieoznaczoność celu projektu, w kontekście poszczególnych cech produktu, który ma powstać. Z tego ostatniego powodu wskazana byłaby metodyka zwinna, ale tu pojawia się z kolei opór po stronie inwestora, który jednak chciałby cokolwiek wiedzieć, o tym co otrzyma i, co ważniejsze, chciałby to wpisać do umowy. Z moich obserwacji wynika, że powyższe problemy powodują, że w zarządzaniu projektami ERP dominują pewne hybrydy, będące połączeniem metodyk zwinnych z klasycznymi kaskadowymi. Nie inaczej jest w naszym przypadku. W zależności od skali projektu musimy się decydować na łączenie pewnych funkcji czy na przykład uproszczenie komunikacji, a czasem wręcz dokumentacji projektowej. Jak do tego dodamy, że często po drugiej stronie mamy klienta, zupełnie nie przygotowanego do zarządzania projektami, to powstaje spore wyzwanie już na etapie inicjacji projektu. A potem, jak u Hitchcocka, napięcie wzrasta.


Jak zmieniło się podejście w zarządzaniu projektami w ostatnich 5 latach?

Zmiany w ostatnich latach dotyczą przede wszystkim usprawnienia dokumentacji projektowej. W takim zakresie, by klient chciał z taką dokumentacją współpracować, ponieważ klienci MŚP mają często organiczną niechęć do pracy z dokumentacją. Dlatego poszukujemy takich form i rozwiązań, które będą dla klienta zrozumiałe, a jednocześnie pozwolą w miarę syntetycznie dokumentować projekt. Istotnym kierunkiem jest wdrażanie narzędzi elektronicznych służących zarządzaniu projektem i prowadzeniu komunikacji z klientem.

Jakie są największe wyzwania dla PMów w środowisku Waszej firmy?

W zasadzie wynikają one z wymienionych powyżej powodów. Największym wyzwaniem jest współpraca z nieprzygotowanym do projektu klientem. Zazwyczaj w firmie MŚP, która zdecydowała się na wdrożenie systemu ERP, nie ma osoby, która miałaby jakieś teoretyczne przygotowanie do zarządzania projektami, a o zatrudnieniu celowym nikt nie myśli. To oznacza, że PM po naszej stronie musi oprócz zarządzania projektem, a jakimś stopniu także edukować klienta w tym obszarze. Innym wyzwaniem jest też budżet. Polska ciągle jest rynkiem ceny, więc każdy PM musi umieć odnaleźć odpowiedni kompromis pomiędzy koniecznością oszczędzania, a utrzymaniem dobrej jakości produktu.


PMO w Internet of Things – jak zarządzać innowacyjnymi projektami?

Fibar Group S.A. zajmuje się produkcją oraz sprzedażą hurtową elementów systemu FIBARO, który jest obecnie jednym z najbardziej zaawansowanych rozwiązań smart home dostępnych na rynku. Fibar Group S.A. to innowacyjna firma z Poznania działająca w branży IoT (Internet of Things), która w ciągu sześciu lat od rozpoczęcia działalności stała się jedną z wiodących marek na świecie, sprzedając swoje produkty na międzynarodowych rynkach.

O to, jak zarządzać projektami w tak szybko zmieniającym się środowisku pytamy Tomasz Wiśniewskiego, Project Managera.

Jak długo stosujecie Państwo projektowe podejście w firmie?

Podejście projektowe oparte o strukturę macierzową zaczęliśmy stosować wraz z powołaniem do życia PMO w październiku 2015r.

Jaką metodykę stosujecie obecnie? 

W związku na innowacyjnym charakterem firmy konieczne jest umiejętne wykorzystanie (dobieranie) najwłaściwszych metod zarządzania projektami. PMO skupia osoby o bogatym doświadczeniu, które pozwala im na wykorzystanie najlepszych praktyk z różnych metodyk zarządzania projektami. Nie boimy się eksperymentowania, kreatywnego myślenia i uczenia się na błędach. Stąd też od początku formalnego funkcjonowania PMO udało nam się stworzyć wachlarz metod, które już na stałe zagościły w naszych procesach.

Jak zmieniło się podejście w zarządzaniu projektami od momentu powołania PMO?

Wraz z powołaniem PMO pojawiły się 3 kluczowe funkcje: Product Managera odpowiedzialnego za całkowity cykl życia produktu oraz jego aspekt biznesowy, Technical Leadera odpowiadającego za tematy techniczne oraz Project Managera jako osoby prowadzącej projekt. W połączeniu ze strukturą macierzową, udało nam się odejść od typowej współpracy pomiędzy wydziałami na rzecz tworzenia zespołów projektowych nadzorowanych przez Project Managera. Pozwoliło nam to na opanowanie bardzo szybkiego tempa, w którym rozrasta się firma. Dodatkowo skróciliśmy czas trwania projektu, od pomysłu do rozpoczęcia masowej produkcji. Wcześniej pracowaliśmy w „kontrolowanym chaosie”.

Jakich ludzi najbardziej cenicie w zespole projektowym?

Każdy nasz projekt jest inny dlatego w naszych zespołach projektowych najbardziej cenimy osoby, które potrafią myśleć nieszablonowo. W znacznej większości osób, są to pasjonaci dla których praca to rozwinięcie zainteresowań.

Dlaczego współpracujecie z PMI, co daje Wam ta organizacja?

Współpracujemy z PMI, ponieważ zależy nam na propagowaniu wiedzy dotyczącej zarządzania projektami w naszej firmie. Wielu naszych pracowników czynnie uczestniczy w życiu PMI Poland Chapter Poznań poprzez bycie wolontariuszami lub aktywnie bierze udział w cyklicznych spotkaniach organizowanych przez nasz rodzimy oddział. PMPIADA od pierwszej edycji była dla nas wyjątkową okazją aby wspierać idee, w które wierzymy dlatego jesteśmy tu kolejny raz.

Więcej o PMPIADZIE


Jest bardzo wiele publikacji o optymalizacji procesów w firmie i idealnym podejściu do zarządzania projektami. Wiedza ta jest jednak sucha i nudna, gdy nie jest poparta przykładami. Dlatego też pytamy firmę biorącą udział w PMPIADZIE 2017 – o jej historię z projektowym podejściem do pracy, wizję idealnego PMa: z przymrużeniem oka o poważnych inwestycjach opowiada Ryszard Filipiak: Dyrektor Departamentu Inwestycji w DUON Dystrybucja S.A.

Jak długo stosujecie Państwo projektowe podejście w firmie?

Praktycznie od zawsze. Nie da się, bez podejścia projektowego, prowadzić złożonych przedsięwzięć budowlanych – a z takimi DUON ma do czynienia na co dzień, rozbudowując infrastrukturę dostarczającą gaz ziemny (sieciowy lub skroplony: LNG), czy realizując duże projekty z zakresu efektywności energetycznej. Zawsze, niezależnie od tego czy realizujemy projekty dla klientów indywidualnych, czy instytucjonalnych, występuje faza inicjacji, planowania, realizacji i szczegółowego nad nią nadzoru oraz zamykania projektu.

Jaką metodykę stosujecie obecnie?

To ściśle zależy od złożoności projektu. Aktualnie wykorzystujemy najlepsze w naszym odczuciu techniki, najbardziej dopasowane do występujących procesów narzędzia różnych metodyk, które w większości trzeba przyznać, wywodzą się albo są bezpośrednio powiązane z Project Management Body of Knowledge Guide według Project Management Institute.

Jak zmieniło się podejście w zarządzaniu projektami w ostatnich 5 latach?

Od początku działalności stosowaliśmy znane i do dziś stosowane w wielu firmach, szanowane, pielęgnowane, ale nigdzie szczególnie i w szczególe nie opublikowane „metodyki” z grupy pierwotnych, takie jak: SPONTAN®, INTUICJA® oraz NATURA®. Należy nadmienić, że sprawdzają się one wyśmienicie, gdyż przy doskonałym doborze kadry, profesjonalistów złożonych z inżynierów praktyków, takie podejście okazywało się wystarczające i skuteczne.

Zmiany były jednak konieczne, bo jak to w biznesie, jeśli coś robione jest dobrze i następnie powtarzane, to nagle pojawia się więcej zamówień, więcej klientów i trzeba się do tego przygotować.

Coraz więcej, coraz większe i bardziej złożone projekty wymusiły na nas zmianę podejścia, z powyższego, pomimo, że skutecznego, to jednak za każdym razem innego – w zależności od PMa prowadzącego projekt, na bardziej ustandaryzowane i prowadzące do efektywniejszych rezultatów.

Jakie są największe wyzwania dla PMów w środowisku Waszej firmy?

DUON realizuje projekty na terenie całej Polski. Wiąże się to z dużą rozmaitością podejść interesariuszy projektów, począwszy od klienta, poprzez instytucje i organy administracji rządowej i samorządu terytorialnego, firmy wykonawcze zajmujące się projektowaniem i budową, czy społeczność w obszarze zamieszkiwania której realizowane są projekty. Zarządzanie interesariuszami, ryzykami i zmianą, związane z tą różnorodnością stanowią chyba największe wyzwania dla naszych PMów – i radzimy sobie z tym doskonale. Baza lessons learned nieustannie się dzięki temu powiększa.

Jakich ludzi najbardziej cenicie w zespole? Czy macie projekty, z których szczególnie jesteście dumni i chcielibyście się pochwalić?

Kreatywnych, samodzielnych i zaangażowanych, a jednocześnie komunikatywnych, elastycznych i skutecznych – zagrożenia trzeba komunikować, zmiany szybko wdrażać, szanse wykorzystywać i realizować cele. Odporność na stres staje się tu bardzo pomocna.

Zespół projektowy stale się rozwija, nabiera doświadczenia, wiedzy, staje się grupą specjalistów, a teraz ekspertów w dziedzinie projektów gazowych i LNG.

Szczególnie dumni jesteśmy z naszej pierwszej instalacji LNG, bo od niej się wszystko zaczęło. Zrealizowana zgodnie z budżetem, harmonogramem, przy towarzyszeniu ogromnej presji czasu. Był to jeden z pierwszych obiektów tego typu w Polsce, a więc żeby go wybudować musieliśmy uczyć się wszystkiego od podstaw.

Największa instalacja LNG zrealizowana w DUON zlokalizowana jest w Suwałkach –wydajność obiektu wynosi 4500 Nm3/h, co umożliwia zasilanie kilku dużych zakładów produkcyjnych Suwalskiej Specjalnej Strefy Ekonomicznej.

Dzisiaj DUON Dystrybucja S.A., to największe w Polsce przedsiębiorstwo prowadzące działalność w zakresie transportu LNG oraz usług zasilania tymczasowego – czyli okresowego dostarczania gazu ziemnego w czasie modernizacji albo awarii systemów gazowych.

Dlaczego współpracujecie z PMI, co daje Wam ta organizacja?

PMI to poza doświadczeniem zdobywanym podczas realizacji projektów, idealne miejsce na doskonalenie metod i technik zarządzania. Znakomite źródło wiedzy z zakresu zarządzania projektami i szczególne studium przypadków ułatwiające życie.

Z niecierpliwością oczekujemy zbliżającej się PMpiady2017, która w swojej formule, ze względu na koncentrację dużej ilości treści w ciągu jednego dnia, ukazuje kwintesencję misji PMI i obdarowuje nas kolejnymi cennymi poradami z wielu obszarów zarządzania projektami.


Artykuł PMPiada

PMPIADA jest wydarzeniem organizowanym przez sztab zaangażowanych wolontariuszy, ale nie tylko. W projekcie coraz chętniej biorą udział firmy profesjonalnie działające w obszarze zarządzania projektami. Zaciekawiło nas, jaka jest ich motywacja, jak widzą rolę współczesnego PM-a, wreszcie jak „project management” wygląda u nich „od kuchni”.

Rozmawiamy z Panią Dobrochną Ciosek, Portfolio Project Managerem z firmy F5 Konsulting, Srebrnym Sponsorem PMPiady 2017.

Jak długo stosujecie Państwo projektowe podejście w firmie?

Specyfika branży, w której działamy – konsultingu determinuje podejście projektowe. Każdy klient i usługa doradcza czy szkoleniowa to osobny projekt. I nawet jeśli pracujemy któryś raz dla tego samego klienta, każdy z tych projektów różni się kontekstem, problemami, zespołem, z którym pracujemy, a także skalą, czasem trwania, złożonością. Już ponad dwa lata temu przekształciliśmy strukturę naszej firmy w zorientowaną projektowo. Zlikwidowaliśmy wewnętrzne silosy i zależności funkcjonalne, aby łatwiej i szybciej budować zespoły i dostosowywać się do potrzeb naszych klientów.

Jaką metodykę stosujecie obecnie? 

Jesteśmy w trakcie wdrażania własnej metodyki projektowej, którą stworzyliśmy dla siebie na bazie standardów stosowanych przez naszych ekspertów w ostatnich kilkunastu latach. Mamy ten przywilej, że zajmujemy się również wdrażaniem metodyk ZP u naszych klientów, co pozwala nam czerpać wiele doświadczeń i obserwować, jak podobne narzędzia sprawdzają się u innych. Nasza metodyka nie tylko jest zbiorem standardów dotyczących zarządzania projektem (podręcznik dla project managerów), ale również zawiera podejście do zarządzania całym portfelem projektów w F5, w powiązaniu ze wskaźnikami efektywności oraz wewnętrznym systemem premiowym.

Doświadczenia w pracy nad wewnętrzną metodyką oraz metodykami naszych klientów pozwalają nam coraz mocniej utwierdzać się w przekonaniu, że najważniejsze jest dobre dostosowanie podejścia, standardów i kultury zarządzania projektami do danej firmy. Nie ma jednej dobrej metodyki, która sprawdzałaby się w określonych organizacjach. Budowanie kultury zarządzania projektami wymaga stałego doskonalenia metod i narzędzi, ale przede wszystkim postaw i umiejętności ludzi. Poza tym dobór metod i narzędzi powinien zależeć od typu projektu, jego złożoności i otoczenia, w jakim go realizujemy, a także od tego, z jakimi interesariuszami mamy do czynienia. Zmiany są nieodłącznym elementem naszego wewnętrznego podejścia do zarządzania projektami.

Proszę powiedzieć, jakiej metodyki używaliście wcześniej i dlaczego zdecydowaliście się na zmiany.

Nasze kompetencje w zakresie zarządzania projektami budowaliśmy początkowo na podejściu PCM (Project Cycle Management), dedykowanego projektom „unijnym”, których sporo realizowaliśmy (i nadal realizujemy) w ostatnich latach, a następnie od podstaw metodyki PRINCE 2, poszerzyliśmy umiejętności naszych zespołów o podejście PMI i IPMA. Z każdego z nich czerpiemy w tej chwili standardy, które wykorzystujemy w naszym wewnętrznym podejściu. Dostosowujemy je w zależności od złożoności projektu oraz wymagań i potrzeb naszych klientów, i stale doskonalimy.

Jakie są największe wyzwania dla PM-ów w środowisku Waszej firmy?

Nasza praca koncentruje się głównie na strategicznych problemach w organizacjach. A to oznacza, że pracujemy ze zmianą, która dotyczy wielu aspektów i osób u naszych klientów. Największym wyzwaniem dla naszych PM-ów jest zatem zarządzanie interesariuszami i ich oczekiwaniami. Nasi klienci to osoby o ogromnym doświadczeniu w swoich branżach, którzy – mówiąc kolokwialnie – niejeden chleb upiekli w swoich zakładach produkcyjnych i usługowych. Świetnie znają się na technologiach, produkcji, wiedzą wszystko o swoich produktach, sprzedaży i klientach. Zwykle jednak bywają bardzo przywiązani do własnych, często „wypracowanych w boju” metod zarządzania. Systematyczność, standaryzacja czy planowanie bywają słabszymi punktami, stąd naszym zadaniem jest często praca nad zmianą całej kultury organizacyjnej.

Jakich ludzi najbardziej cenicie w zespole? Czy macie projekty, z których szczególnie jesteście dumni i chcielibyście się pochwalić?

Najbardziej cenimy w naszych PM-ach otwartość, elastyczność, nastawienie na rozwiązania i zaangażowanie. To wiąże się z przyjęciem na siebie odpowiedzialności i chęć stałego rozwoju oraz nastawienie na współpracę. Nasi PM-owie już kilkukrotnie byli laureatami nagród dla najlepiej zarządzanych projektów. W 2011 otrzymaliśmy nasze pierwsze wyróżnienie branżowe w zarządzaniu projektami: zostaliśmy finalistą konkursu na Projekt Roku PMI Poland Chapter 2011. W 2014 roku nasz projekt uzyskał miano Srebrnego Finalisty konkursu Polish Project Excellence Award 2014, przyznawanego przez International project Management Association IPMA Polska, a rok później znów wyróżniono nas jako finalistę kolejnej Polish Project Excellence Award – edycja 2015.

Dlaczego współpracujecie z PMI, co daje Wam ta organizacja?

Cały czas doskonalimy siebie, nasze zespoły oraz nasze podejście projektowe. Współpraca z organizacjami, które wprowadzają i promują standardy zarządzania projektami, daje nam możliwość aktualizowania wiedzy, śledzenia trendów, wymiany doświadczeń oraz nawiązywania kontaktów biznesowych i branżowych. Jesteśmy partnerem PMI Poland Chapter przy poznańskiej PMPIadzie i aktywnie promujemy to wydarzenie w społeczności project managerów poprzez m.in. organizację konkursu „Podziel się Projektem”, gdzie oferujemy atrakcyjne nagrody za najlepszy case study.